A busca por eficiência operacional e redução de custos leva empresas de diferentes tamanhos a optar pelo outsourcing de impressão. Isso porque o aluguel de equipamentos, aliado à terceirização dos serviços de impressão, proporciona mais flexibilidade e controle, além de eliminar preocupações com manutenção.

Sabemos que nem sempre é fácil escolher uma boa empresa de outsourcing para impressão, por isso, preparamos este checklist com os principais critérios para te ajudar a escolher o melhor parceiro. Confira!

1. Avaliar o parque de impressão atual

O ponto de partida para contratar um outsourcing de impressão é a análise detalhada do parque de impressoras já existente na empresa. Levante o número de dispositivos, tipos de tecnologia (laser, jato de tinta ou multifuncionais), idade dos equipamentos, volumes mensais de impressão e frequência de manutenção.

Esse diagnóstico revela gargalos e desperdícios, como impressoras subutilizadas, gastos excessivos com insumos e tempo de parada por falhas técnicas. Com dados claros, sua empresa pode dimensionar corretamente o que precisa ser terceirizado ou substituído pelo modelo de aluguel.

Com esses dados, empresas especializadas em terceirização de impressão identificam oportunidades para aumentar a eficiência operacional, reduzir custos desnecessários e propor a locação de impressoras que melhor se adaptem ao perfil e necessidades específicas de cada setor. O resultado é uma operação mais enxuta, econômica e menos suscetível a imprevistos.

2. Garantir suporte técnico incluso

O suporte técnico é um dos pilares do outsourcing de impressão, afinal, problemas com impressoras podem gerar atrasos em processos críticos e impactar diretamente a produtividade dos times. Por isso, é fundamental verificar se o fornecedor disponibiliza assistência técnica.

Avalie os acordos de nível de serviço (SLAs), que devem ser claros quanto ao tempo máximo de resposta e resolução. Um bom SLA prevê prazos para troca ou reparo dos equipamentos alugados, garantindo que o fluxo de trabalho não seja interrompido por longos períodos.

Lembre-se de que um parceiro confiável de outsourcing não apenas resolve problemas com agilidade, mas também atua de forma preventiva, evitando que falhas impactem negativamente a rotina da empresa.

3. Monitorar remotamente os equipamentos

A tecnologia de monitoramento remoto se tornou essencial para serviços de impressão terceirizados. O fornecedor acompanha o desempenho das impressoras em tempo real, identifica falhas de funcionamento e atua antes mesmo que o problema seja percebido pelo usuário.

Com o monitoramento remoto, a manutenção preventiva também se torna mais eficiente, pois o sistema pode prever a necessidade de troca de peças ou limpeza dos equipamentos alugados, reduzindo o risco de paradas inesperadas.

Esse recurso libera a equipe interna para se concentrar em atividades estratégicas, facilitando a gestão da empresa, com o parceiro especializado assumindo a administração do parque de impressão e garantindo a continuidade e eficiência das operações.

4. Avaliar a reposição de insumos

A reposição de insumos é um aspecto decisivo na escolha do fornecedor. Um parceiro de outsourcing eficiente oferece planos de reposição baseados no consumo real e nas necessidades de cada setor da empresa.

O gerenciamento inteligente de insumos evita interrupções, elimina estoques excessivos e reduz desperdícios. Pergunte ao fornecedor como funciona o monitoramento dos níveis de toner, quais são os prazos para entrega dos materiais e que mecanismos existem para evitar atrasos.

5. Escolher o modelo contratual adequado

O contrato de outsourcing de impressão deve ser transparente e flexível. Portanto, analise todos os termos com atenção, verificando itens como duração, reajustes automáticos, possibilidade de rescisão e eventuais taxas ocultas.

Além disso, modelos de contrato que possibilitam a ampliação ou redução do parque de impressoras de acordo com a evolução da empresa são os mais indicados. Isso permite ajustar o serviço conforme mudanças no volume de impressão, expansão de equipes ou reestruturações internas.

6. Personalizar soluções para impressão

A personalização das soluções é fundamental para atender às necessidades únicas de cada empresa. O fornecedor deve ser capaz de adaptar o parque de impressoras, os softwares de gestão e as políticas de segurança ao perfil do negócio.

Considere se a empresa de outsourcing oferece opções de customização, como definição de cotas por usuário, restrição de acessos, integração com sistemas internos e relatórios sob medida para o gestor. Assim, é possível garantir mais controle, segurança e aderência aos processos internos.

7. Analisar relatórios de uso de impressão

A gestão eficiente do outsourcing exige acompanhamento constante por meio de relatórios detalhados. Então, o fornecedor deve disponibilizar dashboards que mostrem o volume de impressões, consumo de insumos, custos por departamento e tendências de uso ao longo do tempo.

Esses relatórios são essenciais para identificar desperdícios, ajustar políticas de uso, redistribuir equipamentos ou renegociar contratos.

Entendendo os riscos de escolhas erradas

A escolha inadequada de um fornecedor de outsourcing pode acarretar prejuízos financeiros, perda de produtividade e riscos para a segurança das informações.

Falhas frequentes nos equipamentos, reposição de insumos ineficaz, cláusulas contratuais desfavoráveis e suporte técnico deficiente são problemas comuns em contratos mal avaliados. Além disso, a falta de políticas claras de segurança e controle de acesso aos dados impressos e digitalizados pode expor a empresa a vazamentos de informações e vulnerabilidades cibernéticas.

Portanto, a reputação do fornecedor, a clareza dos contratos e a robustez, inclusive em termos de segurança da informação e conformidade com normas de proteção de dados, são fatores que devem ser cuidadosamente analisados. Afinal, um parceiro com experiência comprovada, histórico positivo e práticas sólidas de segurança reduz os riscos e assegura a continuidade das operações.

Os benefícios da locação com outsourcing da GZV Solutions

A locação de impressoras, quando integrada ao outsourcing de impressão, oferece vantagens expressivas para empresas de todos os segmentos. O aluguel elimina o custo de aquisição, transfere a responsabilidade pela manutenção e atualização dos equipamentos para o fornecedor e proporciona economia significativa.

Com o outsourcing, a empresa paga somente pelo uso efetivo dos serviços, sem se preocupar com depreciação, troca de peças ou atualização tecnológica. O parque de impressoras permanece sempre moderno, adaptado ao crescimento do negócio e às demandas de cada setor.

A GZV Solutions é referência em outsourcing de impressão, unindo locação de impressoras, suporte técnico especializado e soluções personalizadas. O resultado é mais eficiência operacional, redução de custos e segurança.

A contratação de outsourcing de impressão baseada em critérios sólidos traz resultados consistentes para a empresa. Avaliar o parque de impressoras, exigir suporte técnico de excelência, optar por contratos flexíveis, garantir reposição eficiente de insumos e buscar personalização das soluções são etapas fundamentais para o sucesso da terceirização.

Com este checklist em mãos, sua empresa estará pronta para escolher o parceiro ideal, obter soluções inovadoras e transformar o ambiente de impressão em um verdadeiro diferencial estratégico.

Agora que você já sabe como escolher uma empresa de outsourcing de impressão, acesse o site da GZV e confira nossas condições de aluguel e gestão de equipamentos para empresas!