No meio corporativo, a busca por eficiência, controle de custos e inovação é constante. O parque de impressão, muitas vezes visto apenas como um conjunto de impressoras, pode ser um diferencial estratégico para empresas que desejam otimizar processos, garantir segurança documental e alinhar-se às melhores práticas de mercado.
Neste artigo, você vai descobrir como a gestão inteligente do parque de impressão transforma operações, reduz despesas e impulsiona resultados de negócios, com soluções sob medida para empresas B2B. Confira!
O que é o parque de impressão?
O parque de impressão corresponde ao conjunto de equipamentos, sistemas e processos dedicados à produção, organização e gestão de documentos no ambiente empresarial. Ele inclui impressoras, multifuncionais, scanners, sistemas de controle e softwares de gestão.
Ao contrário do setor gráfico, onde o foco está em grandes tiragens, o parque de impressão corporativo atende à rotina interna, auxiliando no fluxo de informações essenciais para o dia a dia.
Uma infraestrutura de impressão bem gerida assegura agilidade na circulação de documentos, reduz riscos de extravio e proporciona controle sobre o consumo de papel e suprimentos. Assim, é possível garantir governança, compliance e eficiência.
Como o outsourcing pode otimizar o parque de impressão?
O outsourcing de impressão transforma a gestão do parque em um processo ágil, eficiente e estratégico. Ao terceirizar, a empresa passa a contar com contratos personalizados, adaptados ao perfil de consumo, monitoramento em tempo real dos equipamentos e indicadores de uso. Os principais benefícios são:
1. Redução de custos e previsibilidade orçamentária
O outsourcing de impressão oferece uma gestão financeira previsível, reduzindo desperdícios e custos ocultos. Empresas que optam pela terceirização costumam registrar redução nos gastos totais. Isso ocorre porque o fornecedor assume a responsabilidade de otimizar o consumo, fornecendo suprimentos e relatórios frequentes e identificando oportunidades de economia.
A previsibilidade financeira é um diferencial para o planejamento orçamentário, permitindo liberar capital para outras frentes do negócio. Além disso, o atendimento técnico proativo reduz o tempo de inatividade, garantindo que a operação não pare.
2. Atualização tecnológica sem alto investimento
A tecnologia desatualizada pode se tornar um gargalo para produtividade e segurança de empresas. O outsourcing de impressão resolve esse desafio ao oferecer acesso contínuo às inovações do mercado, sem exigir grandes desembolsos, oferecendo:
- Inovação em impressão e automação de processos;
- Flexibilidade para ampliar ou reduzir o parque de equipamentos;
- Adoção de impressoras multifuncionais inteligentes;
- Renovação periódica dos equipamentos conforme o crescimento.
3. Mais segurança documental e conformidade
A segurança documental é prioridade para empresas que buscam proteger informações sensíveis e cumprir normas de compliance. A gestão profissional do parque de impressão agrega camadas de proteção como bilhetagem por usuário ou departamento e controle de acesso com autenticação.
Há ainda o software PaperCut, que agrega camadas de proteção. Ele conta com funcionalidades como a liberação segura de impressão (Find-Me Printing) que exigem que o usuário se autentique no dispositivo (via crachá ou senha) para que o documento seja impresso, eliminando o risco de papéis esquecidos na bandeja.
Essas práticas reduzem o risco de vazamento de informações e fortalecem a governança corporativa. Empresas que investem em segurança documental transmitem maior confiança a clientes e parceiros, garantindo rastreabilidade completa para auditar o fluxo de impressão e políticas alinhadas à LGPD.
4. Eficiência operacional e foco no core business
A terceirização do parque de impressoras libera o time para atuar em iniciativas estratégicas e inovadoras. O outsourcing reduz o volume de chamados sobre impressão, melhorando a produtividade de toda a equipe.
Com equipamentos sempre disponíveis e configurados para as necessidades do negócio, a eficiência operacional cresce. Essa solução permite que a empresa concentre esforços em seu core business, inovando e entregando mais valor ao mercado.
5. Sustentabilidade e ESG: impressão responsável
Empresas preocupadas com sustentabilidade encontram no outsourcing de impressão um aliado para suas políticas ESG. A gestão especializada promove o uso racional de papel e insumos, com redução significativa de desperdícios, além de práticas de reciclagem de toners e cartuchos.
O monitoramento detalhado do consumo facilita o cumprimento de metas ambientais, utilizando equipamentos energeticamente eficientes.
Veja os desafios da gestão própria do parque
Quando a gestão do parque de impressoras é feita internamente, uma série de obstáculos pode comprometer a performance e os resultados:
- Ociosidade de equipamentos devido à má distribuição;
- Sobrecarga do time de TI com chamados de impressoras;
- Riscos de obsolescência tecnológica e altos investimentos;
- Falta de monitoramento centralizado para identificar gargalos;
- Aquisição frequente de suprimentos com controles descentralizados;
- Custos invisíveis com manutenção corretiva e preventiva não orçados.
Esses fatores elevam o custo total de propriedade do parque. A ausência de indicadores confiáveis prejudica decisões estratégicas, enquanto equipamentos obsoletos ampliam riscos de falhas e de segurança documental.
Qual a diferença entre outsourcing e compra direta?
Na compra direta, a empresa assume gestão, manutenção e obsolescência. O outsourcing oferece serviço completo, incluindo infraestrutura e suporte.
Como a GZV Solutions transforma a gestão do seu parque de impressão?
O outsourcing de impressão só gera resultados reais quando é conduzido por um parceiro que vai muito além da entrega de equipamentos. É por isso que a GZV Solutions atua com foco total em eficiência, redução de burocracia e suporte inteligente, garantindo que sua empresa tenha uma operação de impressão estável, econômica e sem interrupções.
Nosso modelo de locação de impressoras é ideal para o uso contínuo dos equipamentos, garantindo a manutenção preventiva e corretiva. Dessa forma, sua empresa elimina a preocupação com a gestão de insumos e mantém o foco total em suas atividades estratégicas, com a segurança de uma entrega logística de qualidade.
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