A eficiência operacional e a segurança da informação são metas imprescindíveis para empresas que querem se destacar em mercados competitivos. Embora a gestão de impressão muitas vezes seja vista como um detalhe, ela pode representar uma fatia significativa dos custos ocultos e dos riscos de segurança corporativa.
O Software PaperCut surge como uma solução avançada, capaz de transformar o outsourcing de impressão em um centro de economia, produtividade e sustentabilidade.
Hoje, você vai entender por que investir em uma gestão inteligente é determinante para o sucesso, como o PaperCut se integra ao cotidiano das empresas e de que modo a GZV Solutions pode ser a parceira ideal para extrair o máximo dessa solução. Boa leitura!
O que é o Software PaperCut para quem ele se destina?
O Software PaperCut é uma plataforma avançada para gestão de impressão, cópia e digitalização, reconhecida internacionalmente por sua eficácia e flexibilidade. Utilizado em organizações de todos os tamanhos, esse software de gerenciamento de impressão centraliza o gerenciamento do uso de impressoras e multifuncionais, garantindo automação, controle e relatórios detalhados.
A solução atende desde pequenas empresas até grandes corporações, instituições de ensino e órgãos públicos que buscam centralizar a administração de impressões, reduzir desperdícios e elevar o nível de segurança documental.
Um dos grandes diferenciais do PaperCut é sua capacidade de integração com diferentes marcas e modelos de equipamentos, facilitando a implementação em qualquer ambiente de trabalho.
Como funciona o controle e rastreamento de impressões?
Cada usuário é cadastrado no sistema, permitindo o monitoramento individualizado de todas as operações. Sempre que um documento é enviado para impressão, o PaperCut registra informações essenciais: usuário, equipamento, quantidade de páginas, horário e, quando necessário, o centro de custo.
Essa rastreabilidade permite criar relatórios completos para auditoria, análise de tendências e identificação de oportunidades de redução de custos. É possível definir cotas de uso por departamento, projeto ou colaborador, promovendo o uso consciente e responsável dos recursos.
Políticas automáticas de restrição, como bloqueio de impressões coloridas ou aprovação obrigatória para grandes volumes, também podem ser implementadas para garantir compliance e evitar gastos excessivos. Isso faz com que a cultura de controle e economia seja incorporada ao dia a dia da organização.
Impressão segura: como o PaperCut protege seus documentos?
A segurança da informação é um tema sensível para qualquer empresa moderna. O Software PaperCut oferece recursos de impressão segura, protegendo documentos confidenciais até a retirada pelo usuário autorizado.
A autenticação pode ser feita por cartão, PIN ou biometria, garantindo que só o responsável acesse o material impresso. O método Follow Me Printing elimina riscos de extravio e exposição indevida de dados em impressoras compartilhadas, reduzindo significativamente incidentes com informações sensíveis.
Além disso, o sistema mantém trilhas de auditoria e permite configurar permissões especiais para documentos estratégicos ou setores regulados, o que é fundamental para adequação à LGPD e outras normas de compliance.
Sustentabilidade e políticas de uso consciente de recursos
A busca por sustentabilidade é um diferencial real no mercado atual. O PaperCut incentiva o uso responsável do parque de impressão por meio de políticas automáticas, como bloqueio ou alerta de impressões coloridas, estímulo à impressão frente e verso e definição de cotas individuais.
Essas ações reduzem o consumo de papel, toner e energia, trazendo ganhos ambientais e financeiros. O software de gerenciamento de impressão apresenta relatórios de sustentabilidade e dashboards com indicadores em tempo real, como árvores salvas e toneladas de CO₂ evitadas, facilitando o acompanhamento das metas ESG.
Empresas que valorizam responsabilidade socioambiental encontram no PaperCut um aliado para consolidar políticas de sustentabilidade e engajar equipes em práticas mais conscientes.
Funcionalidades avançadas: integrações e compatibilidade
Esse software se destaca por sua ampla compatibilidade com impressoras e multifuncionais dos principais fabricantes, facilitando a gestão em ambientes híbridos. Além da integração técnica, o PaperCut moderniza o fluxo de trabalho com recursos essenciais:
Eficiência e flexibilidade (BYOD)
O sistema suporta a impressão a partir de vários dispositivos, como computadores, tablets e celulares. Com ferramentas nativas para impressão móvel e políticas de BYOD (Bring Your Own Device), o colaborador ganha agilidade para imprimir de onde estiver.
Digitalização inteligente e OCR
O software simplifica a captura de documentos com destino direto para e-mail, pastas de rede ou serviços de nuvem — incluindo Google Drive, OneDrive, SharePoint e Dropbox. Além disso, utiliza tecnologia OCR para tornar o texto dos arquivos digitalizados totalmente pesquisável e editável.
A integração com Active Directory, Google Workspace e outras plataformas de autenticação ocorre de forma ágil, permitindo automação de fluxos.
O PaperCut MF é indicado para integração total com multifuncionais (ampliando o controle sobre cópias e digitalizações), enquanto o PaperCut NG foca no gerenciamento centralizado de servidores de impressão.
Principais diferenciais para o setor corporativo
Empresas que adotam o PaperCut ganham em conformidade, governança e agilidade operacional. A plataforma facilita a análise por centro de custo, projeto ou departamento, com relatórios em tempo real e indicadores fáceis de interpretar.
As políticas customizáveis permitem controle de autorizações, exportação de logs para auditorias e redução de incidentes envolvendo informações impressas. O acesso remoto e o suporte a múltiplos dispositivos trazem flexibilidade para modelos híbridos de trabalho, sem abrir mão da rastreabilidade e da segurança.
Por que implementar o PaperCut com a GZV Solutions?
A GZV Solutions realiza um diagnóstico completo do ambiente do cliente para configurar o PaperCut de forma estratégica. São definidos centros de custo por usuário, projeto ou departamento, grupos de trabalho e cotas de impressão, garantindo controle total, redução de desperdícios e melhor gestão dos recursos.
Com o Software PaperCut, você encerra o ciclo de desperdícios invisíveis e garante a governança que sua empresa exige.Se sua empresa busca eficiência, segurança e sustentabilidade de verdade, conte com a GZV Solutions como parceira na implementação do Software PaperCut.
Solicitar uma demonstração ou cotação é simples: entre em contato conosco, agende avaliação do ambiente e receba proposta personalizada.
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